Polityka bezpieczeństwa danych osobowych

For English click here.🇬🇧

Jeżeli odwiedzasz naszą stronę, bierzesz udział w aktywnościach naszych projektów lub w kontaktujesz się z nami, możemy przetwarzać Twoje dane osobowe. Tutaj znajdziesz wszystkie informacje dotyczące gromadzenia i przetwarzania przez Nas Twoich danych osobowych.

Kto przetwarza Twoje dane osobowe?

Administratorem Twoich danych osobowych w rozumieniu przepisów o ochronie danych osobowych jest Instytutu Prawa im. Jana Łaskiego spółka z o. o. z siedzibą w Czeladzi, 41-250, przy ul. Ogrodowej 15 (w dalszej części jako: Instytut).

We wszelkich sprawach związanych z danymi osobowymi, możesz skontaktować się z Nami poprzez adres e-mail: instytut.laskiego@gmail.com lub korespondencyjnie na wyżej podany adres Instytutu.

Twoje dane osobowe mogą być również przetwarzane przez naszych podwykonawców, którzy pomagają nam w świadczeniu usług. Wszystkie te podmioty zapewniają właściwą ochronę Twoich danych osobowych, na podstawie odpowiednich przepisów prawa.

Komu udostępniamy Twoje dane osobowe?

Twoje dane osobowe mogą zostać przekazane następującym podmiotom:

1. W ramach realizacji projektów finansowanych ze źródeł zewnętrznych, Twoje dane mogą zostać przekazane przedstawicielom organizacji grantowych, jeżeli jesteś uczestnikiem tych projektów. Dotyczy to następujących projektów i organizacji grantowych: Erasmus+, EOG Program Edukacja (Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji).
2. Wizerunek uczestników naszych projektów może zostać przekazany mediom elektronicznym i mediom tradycyjnym (prasa, radio itp.) w ramach promocji i upowszechniania rezultatów tych projektu. Za każdym razem informujemy o zakresie i celu takiego przekazania.
3. Możemy mieć obowiązek udzielania informacji na temat danych osobowych upoważnionym organom na podstawie zgodnych z prawem żądań. Takie żądania dotyczą najczęściej ścigania i karania czynów karalnych.
4. Firma księgowa – biuro rachunkowe z którego usług korzystamy, w przypadku gdy otrzymujesz od nas fakturę, wystawiasz dla nas fakturę lub zawierasz z nami umowę związaną z płatnościami.
5. W przypadku sporów prawnych Twoje dane osobowe mogą zostać powierzone osobom zajmującym się naszą obsługą prawną, w celu zapewnienia ochrony prawnej.
6. Jeżeli kontaktujesz się z nami poprzez nasze media społecznościowe, Twoje dane będą przetwarzane przez właścicieli poszczególnych mediów.
7. W przypadku uczestników projektów niektóre dane możemy także przekazać naszym partnerom lokalnym:
   1. ośrodkom zakwaterowania (dane osobowe niezbędne do zameldowania Ciebie jako uczestnika projektu w miejscu zakwaterowania na pobyt czasowy oraz dane potrzeb żywieniowych, jeżeli takie nam przekazałeś),
   1. przedsiębiorstwom komunikacyjnym (Twoje dane znajdą się na liście uczestników projektu z informacjami o zakupionych przez nich biletach),
   1. w przypadku podróży zagranicznych, naszym partnerom międzynarodowym (wszystkie dane niezbędne do logistyki, rozliczenia i promocji projektu),
   1. firmie ubezpieczającej uczestników (dane do ubezpieczenia),
   1. na podstawie naszego obowiązku prawnego (art. 6 lit. c RODO) możemy również przekazać Twoje dane z dokumentów podróży służbom granicznym i państwowym (straży pożarnej, sanepidowi itp.).

W przypadku niektórych rozwiązań technicznych Twoje dane mogą znaleźć się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. Jest to spowodowane dostarczaniem tych rozwiązań przez firmy amerykańskie. Każdorazowe takie przekazanie odbywa się zawsze w zgodzie z przepisami europejskimi.

W jakim celu, jakie i na jakiej podstawie przetwarzamy Twoje dane osobowe?

Jeżeli kontaktujesz się z nami na odległość.

Jeżeli kontaktujesz się z nami na odległość, Twoje dane osobowe są nam potrzebne do nawiązania i prowadzenia komunikacji. Dane osobowe przetwarzamy na podstawie Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016r., w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przepływem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej: RODO) oraz postanowień naszej Polityki.

Formularz na stronie, mail i kontakt telefoniczny. Będziemy przetwarzać Twoje dane osobowe, jeżeli skontaktujesz się z nami poprzez formularz kontaktowy na naszej stronie lub poprzez adresy naszych skrzynek mailowych. Celem przetwarzania będzie kontakt z Tobą. Dane osobowe, które podajesz w formularzu są niezbędne do nawiązania i podtrzymania komunikacji. W przypadku komunikacji mailowej będziemy przetwarzać adres Twojej poczty mailowej, który może zawierać Twoje dane osobowe oraz inne podane przez Ciebie w treści wiadomości dane osobowe.

W przypadku gdy skontaktujesz się z nami telefonicznie, będziemy przetwarzać Twój numer telefonu i dane, które zostaną przez Ciebie podane w trakcie rozmowy telefonicznej.

Podstawą przetwarzania w tym przypadku jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, na podstawie prawnie uzasadnionego celu, którym jest udzielanie odpowiedzi na zgłoszenia i zapytania kierowane z wykorzystaniem formularza kontaktowego lub w innej formie. Dane osobowe będą również przetwarzane po zakończeniu kontaktu na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, którą jest usprawiedliwiony cel archiwizacji korespondencji na potrzeby wykazania jej przebiegu w przyszłości i obrony przed potencjalnymi roszczeniami.

Media społecznościowe. W ramach prowadzonych przez nas profilów w mediach społecznościowych Twoje dane osobowe mogą zostać przetworzone poprzez konkretne interakcje, wynikające z danego systemu (np.: polubienia, komentarze, udostępnienia, obserwowania). Dane osobowe, które zostają przetworzone na naszych profilach, zależą wyłącznie od Ciebie i ustawień Twojego profilu w systemie obsługującym wybrane media. Każdorazowo Ty decydujesz o pozostawieniu takich danych osobowych. Szczegóły przetwarzania Twoich danych osobowych w ramach profili w mediach społecznościowych znajdują się w politykach prywatności poszczególnych właścicieli.

1. Facebook – https://www.facebook.com/help/239070709801747
2. Instagram – https://www.facebook.com/help/instagram/155833707900388
3. Youtube – https://policies.google.com/privacy

Podstawą przetwarzania danych osobowych pozostawionych w mediach społecznościowych jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO, czyli Twoja zgoda wynikająca z dodania komentarza lub innej interakcji. Uprawnienia związane z danymi osobowymi (usunięcie, modyfikacja) możesz realizować w ramach swojego konta użytkownika w systemie obsługującym Twój profil w mediach społecznościowych.

Na podstawie danych z mediów społecznościowych (pozostawione polubienia, obserwowania lub inne interakcje) możemy kierować działania marketingowe własnej działalności, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli prawnie uzasadnionego celu, którym jest promocja naszej działalności. Każdorazowo działania marketingowe są kierowane do ogółu obserwujących nasze profile osób. W ramach konkretnych działań możemy korzystać z narzędzi statystycznych, dostarczanych przez właścicieli poszczególnych mediów.

Zanonimizowane dane statystyczne zbieramy i analizujemy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli w uzasadnionym celu usprawnienia prowadzonej przez nas działalności.

W danym systemie mediów społecznościowych możemy prowadzić listę blokowanych użytkowników (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), na podstawie prawnie uzasadnionego celu, którym jest uniemożliwienie dodawania komentarzy sprzecznych z prawem i dobrymi obyczajami.

Komunikatory mediów społecznościowych. W przypadku gdy kontaktujesz się z nami poprzez komunikatory mediów społecznościowych, przetwarzamy dane osobowe, które udostępniasz w swoim profilu i które są publicznie dostępne. W ramach prowadzonej z Nami korespondencji przez te komunikatory możesz podać także inne dane osobowe, które będą przez nas przetwarzane w celu komunikacji i w celu archiwizacji. W każdym przypadku dane te są przechowywane na serwerach właścicieli poszczególnych komunikatorów (mediów społecznościowych), a ich przetwarzanie jest regulowane oddzielnymi umowami lub regulaminami. Przetwarzanie Twoich danych na tych serwerach, z Naszej strony, jest ograniczone do dostępu i prowadzenia bieżącej komunikacji.

Podstawą przetwarzania w tym przypadku jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, na podstawie prawnie uzasadnionego celu, którym jest udzielanie odpowiedzi na zapytania kierowane z wykorzystaniem komunikatorów mediów społecznościowych. Dane osobowe będą również przetwarzane po zakończeniu kontaktu na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, którą jest usprawiedliwiony cel wykazania jej przebiegu w przyszłości i obrony przed potencjalnymi roszczeniami. Dane przetwarzane w ramach komunikatory mediów społecznościowych pozostają na serwerach właścicieli poszczególnych komunikatorów, a ich archiwizacja regulowana jest oddzielnymi umowami lub regulaminami.

Jeżeli jesteś uczestnikiem naszych projektów.

W ramach naszych projektów przetwarzamy dane osobowe, które są niezbędne do właściwego rozliczania i upowszechnienia rezultatów naszych działań. Jeżeli jesteś uczestnikiem któregoś z naszych projektów, Twoje dane możemy przetwarzać w następującym zakresie.

Dane niezbędne do uczestnictwa w projektach (ankiety uczestnictwa i inne). Jeśli warunkiem lub częścią uczestnictwa w projekcie jest ankieta online, przetwarzamy dane podane przez Ciebie w formularzu: imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, datę urodzenia, informacje o potrzebach żywieniowych i ewentualnych specjalnych potrzebach, dane dotyczące podróży, jeżeli taką przewiduje projekt. W zakresie zbierania tych danych wykorzystujemy narzędzia IT: Google Form.

W przypadku niektórych projektów możemy także zbierać dane dotyczące mniejszych szans uczestników. Są to ogólne informacje o powodzie dewaforyzowania uczestnika, wymagane przez zasady programu, w ramach którego realizujemy projekt. Takie dane dotyczą wyłącznie ogólnej podstawy mniejszych szans z zamkniętego katalogu programu (np. wykluczenie społeczne, ekonomiczne, geograficzne itp.) i nigdy nie są bardziej szczegółowe. Dane te nie są przez nas przetwarzane w innym celu niż rozliczanie projektu i raportowanie poziomów uczestnictwa.

Podstawą przetwarzania danych osobowych w tym wypadku jest Twoja zgoda lub zgoda Twojego przedstawiciela prawnego (jeżeli jesteś niepełnoletni) na udział w projekcie, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO.

W ramach działań projektowych wykorzystujemy również dane osobowe (imię i nazwisko, wiek, ocena naszych działań) do prowadzenia wewnętrznych statystyk i sprawozdawczości (udział w aktywnościach, ewaluacja projektu). Podstawą jest nasz uzasadniony interes – prowadzenie wewnętrznych statystyk i analiz, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Zanonimizowane dane z tych analiz i ewaluacji mogą zostać przekazane organizacjom grantowym, w ramach raportowania projektów.

Przetwarzamy również dane osobowe w celu wystawienia dokumentów potwierdzających uczestnictwo w projekcie (certyfikaty, zaświadczenia itp.) na podstawie naszego uzasadnionego interesu, jakim jest potwierdzenie uczestnictwa w naszych projektach (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Dokumenty finansowe i rozliczeniowe projektu. Realizacja projektów nakłada na nas obowiązek ich prawidłowego rozliczenia i zaraportowania. W związku z tym sporządzamy listy uczestnictwa, zwykle zawierające następujące dane osobowe: imię i nazwisko, adres e-mail, data urodzenia, kraj zamieszkania, terminy i miejsca uczestnictwa oraz podpis. Ilość danych zależy od programu, w ramach którego realizowany jest projekt.

Podstawą przetwarzania danych osobowych w tym zakresie jest nasz prawnie uzasadniony interes jako administratora danych, w formie zapewnienia realizacji projektu i jego rozliczenia zgodnie z wymogami prawa, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Promocja projektu. Możemy publikować materiały z Twoim wizerunkiem w celu wizualizacji projektu (promocji działań) i upowszechniania rezultatów projektu (umożliwiania zapoznania się z jego efektami innym osobom, w szczególności poprzez zdjęcia i filmy), na podstawie Twojej zgody udzielonej przed rozpoczęciem projektu (lub Twojego przedstawiciela prawnego). W ramach niektórych projektów, odmowa udzielania takiej zgody może wiązać się z niemożliwością uczestnictwa w projekcie. Promowanie projektów i ich wpływu na uczestników jest nierozłącznym elementem działań, które bardzo trudno osiągnąć bez wykorzystania wizerunku ich uczestników. Jednocześnie publikujemy wyłącznie materiały dobrej jakości, nieośmieszające i nienaruszające godności osób na nich prezentowanych. Materiały promocyjne możemy również przekazywać mediom oraz innym podmiotom udostępniającym takie informacje (np. portale edukacyjne, bazy wiedzy, zestawy dobrych praktyk).

Podstawą przetwarzania danych osobowych w tym zakresie jest Twoja zgoda lub zgoda Twojego przedstawiciela prawnego (jeżeli jesteś niepełnoletni) na publikację wizerunku, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO.

Jednocześnie prowadzone działania promocyjne podejmujemy na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu, jakim jest promocja naszej działalności poprzez działania informacyjne, każdorazowo kierowane do ogółu obserwujących nasze profile osób, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Komunikacja z innymi uczestnikami i z przedstawicielami Instytutu. Udział w projektach zwykle wiąże się z dużą ilością interakcji z innymi uczestnikami, trenerami, facylitatorami oraz innymi osobami zaangażowanymi. W związku z coraz większą ilością działań z wykorzystaniem narzędzi IT, w tym tych online, część z tej komunikacji mogą stanowić dane osobowe (przede wszystkim imiona i nazwiska uczestników). W naszych projektach zwykle wykorzystujemy grupy zakładane na serwisach mediów społecznościowych (np. Facebook) oraz platformę ZOOM do bezpośrednich działań online.

W związku z tym będziemy przetwarzać Twoje dane w zakresie niezbędnym do korzystania z mediów społecznościowych i platform komunikacji online. Przetwarzanie odbywa się na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu, tj. na potrzeby realizacji projektu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Dane przetwarzane w ramach komunikatorów mediów społecznościowych pozostają na serwerach właścicieli poszczególnych komunikatorów, a ich archiwizacja regulowana jest oddzielnymi umowami lub regulaminami. Podstawą przetwarzania danych osobowych pozostawionych w mediach społecznościowych jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO, czyli Twoja zgoda wynikająca z dodania komentarza lub innej interakcji. Uprawnienia związane z danymi osobowymi (usunięcie, modyfikacja) możesz realizować w ramach swojego konta użytkownika w systemie obsługującym Twój profil w mediach społecznościowych.

W zakresie komunikacji i narzędzi poszczególnych mediów społecznościowych, więcej o naszym przetwarzaniu danych osobowych dowiesz się z poprzedniego rozdziału (Jeżeli kontaktujesz się z nami na odległość).

Zakwaterowanie, wyżywienie i logistyka projektu. W przypadku niektórych projektów możemy potrzebować Twoich danych osobowych niezbędnych do zapewnienia noclegu, wyżywienia i podróży uczestników. Będą to dane niezbędne do sporządzenia lub zakupienia dokumentów podróży (zwykle: imię i nazwisko, data urodzenia, dane dotyczące podróży). Ich rodzaj i zakres będzie różny w zależności od miejsca i sposobu podróży. Będziemy również gromadzić dane niezbędne do sprawnej logistyki projektu, tj.: godziny przyjazdów i wyjazdów, potrzeby żywieniowe, informacje o dokumentach podróżnych oraz wszelkie inne, które mogą mieć znaczenie dla usprawnienia i zabezpieczenia Twojej podróży.

Przetwarzanie w tym zakresie odbywa się na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu, tj. na potrzeby realizacji projektu i zapewnienie bezpieczeństwa uczestników (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Niektóre dane możemy także przekazać naszym partnerom lokalnym, tj.:

1. ośrodkom zakwaterowania (dane osobowe niezbędne do zameldowania Ciebie jako uczestnika projektu w miejscu zakwaterowania na pobyt czasowy oraz dane potrzeb żywieniowych, jeżeli takie nam przekazałeś),
2. przedsiębiorstwom komunikacyjnym (Twoje dane znajdą się na liście uczestników projektu z informacjami o zakupionych przez nich biletach),
3. w przypadku podróży zagranicznych, naszym partnerom międzynarodowym (wszystkie dane niezbędne do logistyki, rozliczenia i promocji projektu),
4. firmie ubezpieczającej uczestników (dane do ubezpieczenia),
5. na podstawie naszego obowiązku prawnego (art. 6 lit. c RODO) możemy również przekazać Twoje dane z dokumentów podróży służbom granicznym i państwowym (straży pożarnej, sanepidowi itp.)

Jeżeli jesteś rodzicem (opiekunem) niepełnoletniego uczestnika projektu.

Twoje dane są przetwarzane w wewnętrznych dokumentach Instytutu, na potrzeby odebrania zgody na uczestnictwo Twojego podopiecznego w projekcie. Ponadto możemy przetwarzać Twoje dane w zakresie komunikacji z innymi uczestnikami i przedstawicielami Instytutu (więcej o naszym przetwarzaniu danych osobowych dowiesz się z poprzedniego rozdziału – Jeżeli kontaktujesz się z nami na odległość).

Podstawą przetwarzania danych osobowych w tym wypadku jest Twoja zgoda na udział uczestnika w projekcie, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO.

Na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu, tj. na potrzeby realizacji projektu i zapewnienie bezpieczeństwa jego uczestników (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) Twoje dane mogą zostać przekazane następującym podmiotom:

1. ośrodkom zakwaterowania w związku z potrzebą zameldowania niepełnoletniego uczestnika projektu,
2. przedsiębiorstwom komunikacyjnym (listy uczestników projektu z informacjami o zakupionych przez nich biletach),
3. w przypadku podróży zagranicznych, naszym partnerom międzynarodowym (wszystkie dane niezbędne do logistyki, rozliczenia i promocji projektu),
4. firmie ubezpieczającej uczestników (dane do ubezpieczenia)
5. na podstawie naszego obowiązku prawnego (art. 6 lit. c RODO) możemy również przekazać Twoje dane z dokumentów podróży służbom granicznym i państwowym (straży pożarnej, sanepidowi itp.).

Jeżeli jesteś beneficjentem naszych projektów.

Jeśli nie jesteś uczestnikiem naszych projektów, ale korzystasz z rezultatów naszych działań bądź w inny sposób włączasz się w ich przebieg, możemy przetwarzać Twoje dane osobowe w związku z Twoim udziałem. Przede wszystkim może być to przetwarzanie Twojego wizerunku na nagraniach filmowych i zdjęciach dokumentujących przebieg projektu oraz innych materiałach, będących rezultatami naszych projektów.

Podstawą przetwarzania danych osobowych w tym zakresie jest Twoja zgoda lub zgoda Twojego przedstawiciela prawnego (jeżeli jesteś niepełnoletni) na publikację wizerunku, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO.

Jednocześnie prowadzone działania promocyjne podejmujemy na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu, jakim jest promocja naszej działalności poprzez działania informacyjne, każdorazowo kierowane do ogółu obserwujących nasze profile osób lub za pośrednictwem innych mediów, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Możemy również przetwarzać Twoje dane na potrzeby komunikacji z uczestnikami projektu i przedstawicielami Instytutu (więcej o naszym przetwarzaniu danych osobowych dowiesz się z poprzedniego rozdziału – Jeżeli kontaktujesz się z nami na odległość).

Jeżeli jesteś naszym kontrahentem.

Twoje dane jako zleceniobiorcy lub wykonawcy zadań zleconych, związane z rozliczeniami finansowymi są przekazywane do biura rachunkowego. Jako nasz kontrahent masz obowiązek podać nam swoje dane osobowe w zakresie wypełnienia obowiązków wynikających z przepisów prawa o rachunkowości i prawa podatkowego, w tym rozliczania transakcji i wystawiania dokumentów księgowych.

Również w celu nawiązania współpracy z nami podanie przez Ciebie danych osobowych może być konieczne (więcej o naszym przetwarzaniu danych osobowych dowiesz się z poprzedniego rozdziału – Jeżeli kontaktujesz się z nami na odległość).

Podstawą przetwarzania danych naszych kontrahentów jest zawarcie i wykonanie umowy, jaką zawarliśmy z Tobą na potrzeby współpracy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO), a także w celu udzielenia odpowiedzi na kierowane do nas zapytania i propozycje prowadzenia współpracy, czyli ze względu na nasz prawnie uzasadniony interes, którym jest możliwość kontaktu z osobami kierującymi zapytania do nas (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Twoje dane osobowe są również przetwarzane dla celów wynikających z naszych prawnie uzasadnionych interesów, którymi jest archiwizacja korespondencji i naszych działań w ramach współpracy z Tobą na potrzeby wykazania ich przebiegu w przyszłości i obrony przed potencjalnymi roszczeniami (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Dane współpracowników w sprawach księgowych przetwarzamy w celu realizacji prawnych wymogów wynikających z przepisów prawa o rachunkowości i podatkowego (na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO) oraz na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu w postaci archiwizacji danych, ochrony przed roszczeniami i zapewnienia rozliczalności działań mających skutki rachunkowe lub podatkowe (art. 6 ust.1 lit. f RODO).

Jeżeli jesteś przedstawicielem naszych grantodawców lub naszych partnerów.

Przetwarzamy Twoje dane osobowe na potrzeby komunikacji związane z realizacją i rozliczaniem projektów, czyli na podstawie naszego uzasadnionego interesu(art. 6 ust. 1 lit. f RODO). W zakresie komunikacji i narzędzi poszczególnych mediów społecznościowych, więcej o naszym przetwarzaniu danych osobowych dowiesz się z poprzedniego rozdziału (Jeżeli kontaktujesz się z nami na odległość).

Przez jaki czas przetwarzamy dane osobowe?

Twoje dane osobowe są przetwarzane przez okresy wskazane przepisami prawa lub gdy jest to konieczne do realizacji naszych usług i zachowania zasady rozliczalności.

Dane osobowe w naszych mediach społecznościowych będą przewarzane do czasu funkcjonowania naszego profilu, chyba że wcześniej zdecydujesz się na usunięcie danej interakcji, polubienia lub komentarza.

Dane osobowe są przetwarzane w okresie niezbędnym dla realizacji projektu oraz po jego zakończeniu w aspekcie jego ewaluacji, rozliczenia, promocji i upowszechniania. Część z danych, w szczególności związanych z dokumentami finansowanymi i rozliczeniem może być przetwarzana bez terminowo.

Dane osobowe współpracowników są przechowywane przez czas kontaktu z osobą zainteresowaną oraz po zakończeniu kontaktu w celu archiwizacji korespondencji i obrony przed roszczeniami (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Dane osobowe współpracowników będące danymi podatkowymi i związane z ich prowadzeniem dokumenty są przechowywane do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, chyba że ustawy podatkowe stanowią inaczej. Pozostałe dane do czasu skutecznego wniesienia sprzeciwu. Po upływie tego okresu dane będą usunięte.

Jakie są Twoje uprawnienia w zakresie przetwarzania danych?

Masz prawo do żądania: dostępu, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, wniesienia sprzeciwu lub przenoszenia swoich danych osobowych. Prawa te mogą być ograniczone na podstawie naszych uzasadnionych interesów (np.: przechowywania niektórych danych osobowych na wypadek obrony przed roszczeniami).

Jeżeli przetwarzanie danych osobowych odbywa się na podstawie Twojej zgody, masz prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed cofnięciem zgody. W przypadku cofnięcia zgody i braku innej podstawy prawnej przetwarzania danych osobowych, niezwłocznie usuniemy Twoje dane osobowe.

We wszelkich sprawach związanych z danymi osobowymi, możesz skontaktować się z Nami poprzez adres e-mail: instytut.laskiego@gmail.com lub korespondencyjnie na wyżej podany adres Instytutu.

Zawsze przysługuje Ci prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli uznasz, że naruszyliśmy przepisy ochrony danych osobowych.

W zakresie poszczególnych uprawnień Twoje prawa mogą być ograniczone poprzez:

1. Konieczność zapewnienia rozliczeń z właściwymi organami państwa, w przypadku dokumentów finansowychi innych dokumentów księgowych.
2. Konieczność prawidłowego wykazania przebiegu projektu i jego aktywności, w tym uczestnictwa osób w postaci dokumentów wizualnych i pisemnych.
3. Zapewnienie dowodów wykazania Twojej zgody na przetwarzanie danych.
4. Przechowywania danych osobowych potrzebnych do obrony przed roszczeniami, do czasu upływu ich przedawnienia (np.: archiwizacji treści korespondencji).

W jaki sposób wykorzystujemy pliki cookies?

Podczas pierwszej wizyty na naszej stronie wyświetlamy informacje na temat stosowania plików cookies. Jeśli nie chcesz otrzymywać plików cookies, może zmienić ustawienia przeglądarki. Ograniczenia stosowania plików cookies mogą wpłynąć na niektóre funkcjonalności dostępne na naszej stronie internetowej.

Informacje gromadzone przez cookies dotyczą Twojego: adresu IP, typu wykorzystywanej przeglądarki, języka, rodzaju systemu operacyjnego, dostawcy usług internetowych, informacji o czasie i dacie, lokalizacji oraz informacji przesyłanych do witryny za pośrednictwem formularza kontaktowego. Używamy cookies w celu monitorowania i sprawdzania, w jaki sposób korzystasz z naszej witryny, aby usprawniać funkcjonowanie strony zapewniając bardziej efektywną i bezproblemową nawigację.

Narzędzia mediów społecznościowych w formie wtyczek na naszej stronie internetowej, takich jak: Facebook, YouTube, Instagram. Jeżeli posiadasz profil na tych mediach, Twoja przeglądarka może nawiązać z nimi bezpośrednie połączenie. W ramach tych wtyczek zbierane są informacje o wyświetleniu przez Ciebie naszej strony internetowej.  Wtyczki umożliwiają również bezpośrednie przeniesienie treści z naszej strony do Twoich profili w mediach społecznościowych (przyciski interakcji oznaczone ikonami poszczególnych mediów społecznościowych).Dane te są przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy, jednak każdorazowe takie przekazanie odbywa się zawsze w zgodzie z przepisami europejskimi. Szczegóły przetwarzania Twoich danych osobowych w ramach tych mediów znajdują się w politykach prywatności.

Jakie zabezpieczenia chronią dane osobowe?

Nasza strona jest zaopatrzona w środki bezpieczeństwa, mające na celu ochronę danych pozostających pod naszą kontrolą przed ich utratą, niewłaściwym wykorzystaniem czy modyfikacją. Ochronie podlegają wszelkie informacje ujawnione nam przez Ciebie, zgodnie z normami ochrony bezpieczeństwa i zachowania poufności.

Dokładamy wszelkich starań, aby narzędzia IT, z których korzystamy w ramach naszych działań, były należycie zabezpieczone i chroniły dane osobowe w nich przetwarzane. W szczególności dotyczy to ochrony haseł dostępu i ograniczania dostępu do kręgu osób uprawnionych.

Dane osobowe przechowywane w naszej siedzibie zostały zabezpieczone, tak aby informacje te nie znalazły się w rękach osób niepowołanych. Dostęp do danych osobowych ma tylko ograniczona liczba osób, dla których korzystanie z tych danych jest niezbędne do realizacji powierzonych zadań.

Gdzie możesz wnieść skargę na nasze działania w zakresie danych osobowych?

Tak, zawsze przysługuje Ci prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, jeżeli uznasz że naruszyliśmy przepisy ochrony danych osobowych. Więcej informacji o organie nadzorczym znajdziesz na stronie: https://uodo.gov.pl

Czy możemy Cię profilować na podstawie zgromadzonych danych osobowych?

Nie, nasz Instytut nie wykorzystuje danych osobowych do zautomatyzowanego podejmowania decyzji, które opierają się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu.

Polityka przyjęta w dniu 22.01.2022

🇬🇧ENGLISH🇬🇧

Personal data security policy  

Jan Łaski Institute of Law

If you visit our website, participate in the activities of our projects or contact us, we may process your personal data. Here you will find all information regarding the collection and processing of your personal data by us.

Who processes your personal data?

The administrator of your personal data within the meaning of the provisions on the protection of personal data is Instytut Praw im. Jana Łaski limited liability company with headquarters in Czeladź, 41-250, at ul. Ogrodowa 15 (hereinafter referred to as the Institute).

In all matters related to personal data, you can contact us via the e-mail address: instytut.laskiego@gmail.com or by correspondence to the above-mentioned address of the Institute.

Your personal data may also be processed by our subcontractors who help us in providing services. All these entities ensure proper protection of your personal data, based on the relevant legal provisions.

Who do we share your personal data with?

Your personal data may be transferred to the following entities:

1. As part of the implementation of projects financed from external sources, your data may be transferred to representatives of grant organizations, if you are a participant of these projects. This applies to the following grant projects and organizations: Erasmus +, EEA Education Program (Foundation for the Development of the Education System).

2. The image of the participants in our projects may be transferred to the electronic media and traditional media (press, radio, etc.) as part of the promotion and dissemination of the results of these projects. Each time we inform about the scope and purpose of such transfer.

3. We may be required to provide information on personal data to authorized bodies based on lawful requests. Such demands most often concern the prosecution and punishment of criminal offenses.

4. Accounting company – the accounting office we use when you receive an invoice from us, issue an invoice for us or conclude an agreement with us related to payments.

5. In the event of legal disputes, your personal data may be entrusted to persons dealing with our legal services in order to ensure legal protection.

6. If you contact us via our social media, your data will be processed by the owners of the respective media.

7. In the case of project participants, we may also pass on some data to our local partners:

1. accommodation centers (personal data necessary to register you as a project participant at the place of temporary stay and nutritional needs, if you have provided us with such data),
2. about transport companies (your data will be on the list of project participants with information about the tickets they have purchased),
3. in the case of foreign travel, our international partners (all data necessary for logistics, settlement and project promotion),
4. about the insurance company of participants (data for insurance),
5. on the basis of our legal obligation (Article 6 (c) of the GDPR), we can also transfer your data from travel documents to border and state services (fire brigades, sanitary services, etc.).

In the case of some technical solutions, your data may be outside the European Economic Area. This is due to the provision of these solutions by American companies. Each such transfer always takes place in accordance with European regulations.

For what purpose, what and on what basis do we process your personal data?

If you contact us remotely.

If you contact us remotely, we need your personal data to establish and conduct communication. We process personal data on the basis of Regulation (EU) 2016/679 of the European Parliament and of the Council of 27 April 2016 on the protection of individuals with regard to the flow of personal data and on the free movement of such data, and repealing Directive 95/46 / EC (hereinafter : GDPR) and the provisions of our Policy.

The form on the website, e-mail and telephone contact. We will process your personal data if you contact us via the contact form on our website or via our e-mail addresses. The purpose of the processing will be contact with you. The personal data you provide in the form are necessary to establish and maintain communication. In the case of e-mail communication, we will process your e-mail address, which may contain your personal data and other personal data provided by you in the message.

If you contact us by phone, we will process your phone number and the data that you provide during the phone call.

The basis for processing in this case is Art. 6 sec. 1 lit. f GDPR, on the basis of the legitimate purpose of responding to requests and inquiries using the contact form or in another form. Personal data will also be processed after the end of contact pursuant to art. 6 sec. 1 lit. f GDPR, which is the justified purpose of archiving correspondence for the purposes of demonstrating its course in the future and defending against potential claims.

Social media. As part of our social media profiles, your personal data may be processed through specific interactions resulting from a given system (e.g. likes, comments, shares, observations). The personal data processed on our profiles depend solely on you and your profile settings in the system that supports the selected media. Each time you decide to leave such personal data. Details of the processing of your personal data as part of social media profiles can be found in the privacy policies of individual owners.

1. Facebook – https://www.facebook.com/help/239070709801747
2. Instagram – https://www.facebook.com/help/instagram/155833707900388
3. Youtube – https://policies.google.com/privacy

The basis for the processing of personal data left in social media is art. 6 sec. 1 lit. a GDPR, i.e. your consent resulting from adding a comment or other interaction. The rights related to personal data (deletion, modification) can be exercised as part of your user account in the system that supports your profile in social media.

Based on data from social media (likes, following or other interactions), we can direct marketing activities of our own business, pursuant to art. 6 sec. 1 lit. f GDPR, i.e. the legitimate purpose of promoting our business. Each time, marketing activities are directed to all people who follow our profiles. As part of specific activities, we may use statistical tools provided by the owners of individual media.

We collect and analyze anonymised statistical data on the basis of Art. 6 sec. 1 lit. f GDPR, i.e. for the legitimate purpose of improving our business.

In a given social media system, we can maintain a list of blocked users (Article 6 (1) (f) of the GDPR), based on the legitimate purpose of preventing the addition of comments contrary to the law and morality.

Social media messengers.

When you contact us via social media messengers, we process the personal data that you provide in your profile and which are publicly available. As part of the correspondence with us via these messengers, you can also provide other personal data that will be processed by us for the purpose of communication and archiving. In each case, these data are stored on the servers of the owners of individual messengers (social media), and their processing is governed by separate agreements or regulations. The processing of your data on these servers, on our part, is limited to access and ongoing communication.

The basis for processing in this case is Art. 6 sec. 1 lit. f GDPR, based on the legitimate purpose of answering inquiries using social media messengers. Personal data will also be processed after the end of contact pursuant to art. 6 sec. 1 lit. f GDPR, which is justified by the purpose of demonstrating its course in the future and defending against potential claims. Data processed as part of social media messengers remain on the servers of the owners of individual messengers, and their archiving is governed by separate agreements or regulations.

If you are a participant in our projects.

As part of our projects, we process personal data that is necessary for the proper accounting and dissemination of the results of our activities. If you are a participant in one of our projects, we may process your data in the following scope.

Data necessary to participate in projects (participation surveys and others). If an online survey is a condition or part of participation in the project, we process the data provided by you in the form: name and surname, e-mail address, telephone number, date of birth, information on nutritional needs and any special needs, travel data, if any design. In the scope of collecting this data, we use the following IT tools: Google Form.

For some projects, we may also collect data on participants’ disadvantages. This is general information about the reason why a participant was de-favored, as required by the rules of the program under which we are implementing the project. Such data only relates to the general basis of fewer opportunities in the closed program catalog (e.g. social, economic, geographical exclusion, etc.) and is never more detailed. We do not process this data for any purpose other than project settlement and reporting of participation levels.

The basis for the processing of personal data in this case is your consent or consent of your legal representative (if you are underage) to participate in the project, pursuant to art. 6 sec. 1 lit. a GDPR.

As part of project activities, we also use personal data (name and surname, age, evaluation of our activities) for internal statistics and reporting (participation in activities, project evaluation). The basis is our legitimate interest – keeping internal statistics and analyzes, pursuant to art. 6 sec. 1 lit. f GDPR. Anonymized data from these analyzes and evaluations may be provided to grant organizations as part of project reporting.

We also process personal data in order to issue documents confirming participation in the project (certificates, attestations, etc.) based on our legitimate interest, which is confirmation of participation in our projects (Article 6 (1) (f) of the GDPR).

Project financial and billing documents. The implementation of projects requires us to properly settle and report them. Therefore, we prepare participation lists, usually containing the following personal data: name and surname, e-mail address, date of birth, country of residence, dates and places of participation and signature. The amount of data depends on the program under which the project is implemented.

The basis for the processing of personal data in this regard is our legitimate interest as a data controller, in the form of ensuring the implementation of the project and its settlement in accordance with the legal requirements, pursuant to art. 6 sec. 1 lit. f GDPR.

Promotion of the project. We can publish materials with your image in order to visualize the project (promote activities) and disseminate the results of the project (enabling others to see its effects, in particular through photos and videos), based on your consent given before the start of the project (or your legal representative) . Under some projects, refusal to grant such consent may result in the inability to participate in the project. Promoting projects and their impact on participants is an inseparable element of activities that are very difficult to achieve without using the image of their participants. At the same time, we publish only good-quality materials that do not ridicule and do not violate the dignity of the people presented on them. We can also provide promotional materials to the media and other entities providing such information (e.g. educational portals, knowledge bases, sets of good practices).

The basis for the processing of personal data in this regard is your consent or consent of your legal representative (if you are underage) for the publication of your image, pursuant to art. 6 sec. 1 lit. a GDPR.

At the same time, we undertake promotional activities based on our legitimate interest, which is the promotion of our activities through information activities, each time directed to the general public of people who follow our profiles, pursuant to art. 6 sec. 1 lit. f GDPR.

Communication with other participants and with representatives of the Institute. Participation in projects usually involves a lot of interaction with other participants, trainers, facilitators and other people involved. Due to the increasing number of activities with the use of IT tools, including online ones, some of this communication may be personal data (mainly names and surnames of participants). In our projects, we usually use groups set up on social media sites (e.g. Facebook) and the ZOOM platform for direct online activities.

Therefore, we will process your data to the extent necessary to use social media and online communication platforms. Processing takes place on the basis of our legitimate interest, i.e. for the purposes of project implementation (Article 6 (1) (f) of the GDPR). Data processed as part of social media messengers remain on the servers of the owners of individual messengers, and their archiving is governed by separate agreements or regulations. The basis for the processing of personal data left in social media is art. 6 sec. 1 lit. a GDPR, i.e. your consent resulting from adding a comment or other interaction. The rights related to personal data (deletion, modification) can be exercised as part of your user account in the system that supports your profile in social media.

In terms of communication and tools of individual social media, you will learn more about our processing of personal data in the previous chapter (If you contact us remotely).

Accommodation, catering and project logistics. For some projects, we may need your personal data necessary to provide accommodation, meals and travel for participants. These will be the data necessary to prepare or purchase travel documents (usually: name and surname, date of birth, travel data). Their type and scope will vary depending on where and how you travel. We will also collect data necessary for the efficient logistics of the project, i.e. arrival and departure times, dietary needs, information about travel documents and any other data that may be important to improve and secure your trip.

Processing in this regard is carried out on the basis of our legitimate interest, i.e. for the purposes of project implementation and ensuring the safety of participants (Article 6 (1) (f) of the GDPR).

We may also transfer some data to our local partners, i.e .:

1. accommodation centers (personal data necessary to register you as a project participant at the place of temporary stay and nutritional needs, if you have provided us with such data),
2. transport companies (your data will be on the list of project participants with information about the tickets they have purchased),
3. in the case of foreign travel, our international partners (all data necessary for logistics, settlement and project promotion),
4. about the insurance company of participants (data for insurance),
5. on the basis of our legal obligation (Article 6 (c) of the GDPR), we can also transfer your data from travel documents to border and state services (fire brigades, sanepid, etc.)

If you are the parent (guardian) of a minor project participant.

Your data is processed in the internal documents of the Institute for the purpose of collecting consent for your student to participate in the project. In addition, we can process your data in the field of communication with other participants and representatives of the Institute (you can learn more about our processing of personal data in the previous chapter – If you contact us remotely).

The basis for the processing of personal data in this case is your consent to the participation of the participant in the project, pursuant to art. 6 sec. 1 lit. a GDPR.

Based on our legitimate interest, i.e. for the purposes of the project and ensuring the safety of its participants (Article 6 (1) (f) of the GDPR), your data may be transferred to the following entities:

1. accommodation centers in connection with the need to register a minor project participant,
2. transport companies (lists of project participants with information about the tickets they have purchased),
3. in the case of foreign travel, our international partners (all data necessary for logistics, settlement and project promotion),
4. about the insurance company of participants (data for insurance),
5. on the basis of our legal obligation (Article 6 (c) of the GDPR), we can also transfer your data from travel documents to border and state services (fire brigades, sanitary services, etc.).

If you are the beneficiary of our projects.

If you are not a participant of our projects, but use the results of our activities or otherwise participate in their course, we may process your personal data in connection with your participation. First of all, it can be the processing of your image on film recordings and photos documenting the course of the project and other materials that are the results of our projects.

The basis for the processing of personal data in this regard is your consent or consent of your legal representative (if you are underage) for the publication of your image, pursuant to art. 6 sec. 1 lit. a GDPR.

At the same time, we undertake promotional activities on the basis of our legitimate interest, which is the promotion of our activities through information activities, each time directed to the general public who follow our profiles or through other media, pursuant to art. 6 sec. 1 lit. f GDPR.

We can also process your data for the purposes of communication with project participants and representatives of the Institute (you can learn more about our processing of personal data in the previous chapter – If you contact us remotely).

If you are our contractor.

Your data as a contractor or contractor of commissioned tasks related to financial settlements are transferred to the accounting office. As our contractor, you are obliged to provide us with your personal data in the scope of fulfilling the obligations arising from the provisions of the accounting law and tax law, including transaction settlement and issuing accounting documents.

Also, in order to establish cooperation with us, it may be necessary to provide your personal data (you can learn more about our processing of personal data in the previous chapter – If you contact us remotely).

The basis for the processing of our contractors’ data is the conclusion and performance of the contract that we have concluded with you for the purposes of cooperation (Article 6 (1) (b) of the GDPR), as well as in order to respond to inquiries and proposals for cooperation, i.e. due to for our legitimate interest, which is the possibility of contacting people who send inquiries to us (Article 6 (1) (f) of the GDPR). Your personal data is also processed for the purposes of our legitimate interests, which is the archiving of correspondence and our activities as part of cooperation with you for the purposes of demonstrating their course in the future and defending against potential claims (Article 6 (1) (f) of the GDPR ). We process the data of associates in accounting matters in order to meet the legal requirements resulting from the provisions of accounting and tax law (pursuant to Article 6 (1) (c) of the GDPR) and on the basis of our legitimate interest in the form of data archiving, protection against claims and ensuring accountability of activities with accounting or tax effects (Article 6 (1) (f) of the GDPR).

If you are a representative of our funders or our partners.

We process your personal data for the purposes of communication related to the implementation and settlement of projects, i.e. based on our legitimate interest (Article 6 (1) (f) of the GDPR). In terms of communication and tools of individual social media, you will learn more about our processing of personal data in the previous chapter (If you contact us remotely).

How long do we process personal data?

Your personal data is processed for the periods specified by law or when it is necessary to provide our services and maintain the principle of accountability.

Personal data in our social media will be processed until the functioning of our profile, unless you decide to delete a given interaction, like or comment beforehand.

Personal data is processed in the period necessary for the implementation of the project and after its completion in terms of its evaluation, settlement, promotion and dissemination. Part of the data, in particular those related to financed documents and settlement, may be processed without time.

Personal data of associates are stored for the duration of contact with the person concerned and after the end of contact for the purpose of archiving correspondence and defense against claims (Article 6 (1) (f) of the GDPR). Personal data of associates being tax data and documents related to their keeping are stored until the expiry of the limitation period for the tax obligation, unless tax laws provide otherwise. Other data until the objection is effectively raised. After this period, the data will be deleted.

What are your data processing rights?

You have the right to request: access, rectification, deletion, restriction of processing, objection or transfer of your personal data. These rights may be limited on the basis of our legitimate interests (e.g. storage of certain personal data in the event of a defense against claims).

If the processing of personal data is based on your consent, you have the right to withdraw your consent at any time without affecting the lawfulness of the processing that was carried out before the consent was withdrawn. In the event of withdrawal of consent and no other legal basis for the processing of personal data, we will delete your personal data immediately.

In all matters related to personal data, you can contact us via the e-mail address: instytut.laskiego@gmail.com or by correspondence to the above-mentioned address of the Institute.

You always have the right to lodge a complaint with the supervisory body – the President of the Personal Data Protection Office, if you believe that we have breached the provisions on the protection of personal data.

Within the scope of individual rights, your rights may be limited by:

1. The need to ensure settlements with competent state authorities in the case of financial and other accounting documents.

2. The need to properly demonstrate the course of the project and its activity, including the participation of people in the form of visual and written documents.

3. Providing evidence of your consent to data processing.

4. Storing personal data needed to defend against claims, until the expiry of their limitation (eg archiving the content of correspondence).

How do we use cookies?

During the first visit to our website, we display information on the use of cookies. If you do not want to receive cookies, you may change your browser settings. Restrictions on the use of cookies may affect some of the functionalities available on our website.

The information collected by cookies relates to your: IP address, type of browser used, language, type of operating system, Internet service provider, information about the time and date, location and information sent to the website via the contact form. We use cookies to monitor and check how you use our website, to improve the functioning of the website, ensuring more effective and problem-free navigation.

Social media tools in the form of plugins on our website, such as: Facebook, YouTube, Instagram. If you have a profile on these media, your browser can establish a direct connection with them. As part of these plugins, information about your visit to our website is collected. The plugins also enable the direct transfer of content from our website to your social media profiles (interaction buttons marked with icons of individual social media). These data are transferred outside the European Economic Area, but each such transfer always takes place in accordance with European regulations. Details of the processing of your personal data as part of these media can be found in the privacy policies.

What safeguards protect personal data?

Our website is equipped with security measures aimed at protecting data under our control against loss, misuse or modification. All information disclosed to us by you is protected, in accordance with the standards of security protection and confidentiality.

We make every effort to ensure that the IT tools we use as part of our activities are properly secured and protect the personal data processed in them. In particular, it concerns the protection of access passwords and limiting access to the group of authorized persons.

Personal data stored at our headquarters has been secured so that this information does not fall into the hands of unauthorized persons. Access to personal data is only available to a limited number of people for whom the use of this data is necessary to perform the entrusted tasks.

Where can you file a complaint about our personal data activities?

Yes, you always have the right to lodge a complaint with the supervisory body – the President of the Personal Data Protection Office, ul. Stawki 2, 00-193 Warsaw, if you believe that we have breached the provisions on the protection of personal data. More information about the supervisory body can be found at: https://uodo.gov.pl

Can we profile you based on the collected personal data?

No, our Institute does not use personal data for automated decision-making that is based solely on automated processing, including profiling.

Policy adopted on January 22, 2022